Mais quel défi !
Quoi qu’il en soit, que votre équipe existe déjà ou qu’il soit de votre responsabilité de la créer, que faites-vous pour réussir dans votre nouvelle mission ?
Dans cet article, je vous propose d’examiner certaines des choses clés que les managers doivent faire pour que leur équipe puisse prospérer et réussir. Celles-ci vont du choix des bonnes personnes et de décider qui fait quoi, à la communication, au développement et à la motivation des personnes. Il couvre également certains des pièges les plus courants à éviter.
Pour commencer
Mais avant cela, certaines définitions sont utiles. Qu’est-ce que le management, exactement ? Et en quoi diffère-t-il du leadership ?
Un bon point de départ est la citation de Warren G. Bennis selon laquelle « les leaders sont des gens qui font les bonnes choses ; les gestionnaires sont des gens qui font les choses correctement. » Le leadership implique de créer une vision convaincante de l’avenir, de communiquer cette vision et d’aider les gens à la comprendre et à s’y engager. Les managers, quant à eux, sont responsables de veiller à ce que la vision soit mise en œuvre efficacement et avec succès.
Bien sûr, ces deux rôles se chevauchent – et, pour être pleinement efficace, vous devez remplir les deux rôles. Cependant, cet article met l’accent sur les compétences et les responsabilités spécifiques des managers, ainsi que sur les outils à leur disposition. Après tout, il ne sert à rien de donner de l’énergie aux gens pour travailler à une vision fabuleuse de l’avenir, seulement pour tomber à plat quand il s’agit de la mise en œuvre.
L’importance de la délégation
La priorité absolue pour les managers est la délégation.
Peu importe à quel point vous êtes compétent, il y a une limite à ce que vous pouvez accomplir en travaillant seul. Avec une équipe derrière vous, vous pouvez accomplir beaucoup plus : c’est pourquoi il est si important que vous déléguiez efficacement !
Une délégation réussie commence par l’appariement des personnes et des tâches, vous devez donc d’abord expliquer le rôle et les objectifs de votre équipe. Une bonne façon de le faire est de mettre en place une charte d’équipe, qui définit l’objectif de l’équipe et son mode de fonctionnement. Non seulement cela vous aide à bien démarrer avec votre équipe, mais cela peut également être utile pour ramener l’équipe sur la bonne voie si elle dévie de sa trajectoire. Ce n’est qu’alors que vous serez en mesure de réfléchir aux aptitudes, à l’expérience et aux compétences au sein de votre équipe et de commencer à faire correspondre les gens aux tâches.
Motiver votre équipe
Une autre tâche clé que vous avez en tant que manager est de motiver les membres de l’équipe.
La Process Communication Model (PCM®) peut avoir des apports significatifs en matière de motivation en permettant aux managers de mieux comprendre les besoins psychologiques de leur équipe, d’adapter leur communication et leur style de gestion, de comprendre les stades de stress et d’encourager le dialogue interne.
Quelle que soit l’approche que vous préférez adopter, vous devez également garder à l’esprit que différentes personnes ont des besoins différents en matière de motivation. Certaines personnes sont très motivées, tandis que d’autres sous-performeront sans l’apport de la direction.
Développer votre équipe
Les équipes sont composées de personnes qui ont des perspectives et des capacités différentes et qui sont à différentes étapes de leur carrière. Certains peuvent trouver que les tâches que vous leur avez assignées sont difficiles et ils peuvent avoir besoin de soutien. D’autres peuvent être des « vieux experts » dans ce qu’ils font et peuvent chercher des occasions d’étendre leurs compétences. Quoi qu’il en soit, il est de votre responsabilité de développer l’ensemble des membres de votre équipe.
Vos compétences dans cet aspect de la gestion définiront votre succès à long terme en tant que manager. Si vous pouvez aider les membres de l’équipe à devenir meilleurs dans ce qu’ils font, vous serez un gestionnaire pour lequel les gens aspirent à travailler, et vous apporterez également une grande contribution à votre organisation.
La façon la plus efficace de développer votre équipe est de vous assurer que vous donnez des feedbacks réguliers à chacun et chacune. Beaucoup d’entre nous sont anxieux à l’idée de donner des feedbacks, surtout quand ils doivent être négatifs. Cependant, si vous donnez et recevez des feedbacks régulièrement, les performances de chacun s’amélioreront.
Communiquer et travailler avec votre équipe – et avec les autres
Les compétences en communication sont essentielles pour réussir dans presque tous les rôles, mais il existe des compétences et des techniques particulières que vous utiliserez davantage en tant que manager qu’en tant que collaborateur. Celles-ci se répartissent en deux catégories : communiquer avec les membres de l’équipe et communiquer avec des personnes extérieures à votre équipe. Nous examinerons chacun d’eux l’un après l’autre.
Communiquer avec les membres de votre équipe
En tant que manager, vous êtes susceptible de présider des sessions régulières ainsi que des réunions ponctuelles. Les réunions de toutes sortes, et les réunions régulières en particulier, sont connues pour faire perdre du temps aux gens, il vaut donc la peine de maîtriser l’habileté d’animer des réunions efficaces.
Paul Raymond, formateur expert en PNL a écrit un petit guide intitulé Comment rendre une réunion magique sur lequel s’appuie une formation à la conduite de réunion d’une journée qui vous en fera gagner des dixaines.
En tant que manager, vous devrez souvent les faciliter des séances de brainstorming et devrez donc être à l’aise avec cela. Il ne s’agit pas seulement de proposer des idées créatives, comme vous le faites lorsque vous n’êtes qu’un participant régulier à une telle session.
L’écoute active est une autre compétence importante que les managers – et d’autres – doivent maîtriser. Lorsque vous êtes responsable, il peut être facile de penser que vous savez ce que les autres vont dire, ou que l’écoute est moins importante, parce que vous avez pensé à une solution de toute façon.
Ne tombez pas dans ce piège. La plupart des bons managers sont des auditeurs actifs : cela les aide à détecter les problèmes tôt (alors qu’ils sont encore faciles à gérer), à éviter les malentendus coûteux et à renforcer la confiance au sein de leurs équipes.
Communiquer avec des personnes extérieures à votre équipe
Votre patron est probablement la personne la plus importante avec laquelle vous devez communiquer. Prenez le temps de bien comprendre ce que votre patron attend de vous et de votre équipe – si vous savez exactement ce qu’elle aime et comment elle préfère que cela soit livré, vous serez mieux en mesure de rencontrer son approbation.
Ne craignez pas de demander à votre patron de vous coacher ou de vous encadrer : vous pouvez généralement apprendre beaucoup de lui, mais il se peut qu’il ne soit pas proactif en vous offrant cela. Si vous demandez conseil à votre patron, assurez-vous d’avoir réfléchi aussi loin que possible. Introduisez le sujet avec un résumé de votre pensée, puis dites où vous avez besoin d’aide.
De plus, en tant que manager, une partie de votre travail consiste à prendre soin de votre équipe et à la protéger des pressions déraisonnables. Apprenez à mieux vous connaître et développer votre confiance en vous. Là encore, la Process communication vous apportera une aide précieuse. Ainsi, vous serez en mesure soit refuser du travail, soit de négocier des ressources supplémentaires.
Une autre partie de votre travail consiste à gérer la façon dont votre équipe interagit avec les autres groupes. Identifiez les groupes avec lesquels vous devez traiter. Ensuite, parlez à ces personnes pour savoir ce qu’elles attendent de vous et ce qu’elles peuvent faire pour vous aider.
Les compétences relationnelles conditionnent la réussite professionnelle de ceux qui, du fait de l’exercice de leur profession, doivent communiquer, expliquer, motiver, promouvoir, s’adresser à un public, ou intervenir dans la vie des autres. Un dialogue professionnel efficace repose sur la capacité à nouer des rapports de coopération, à respecter le champ de compétences de l’autre, à définir des objectifs individuels et communs, à éviter le piège de ses propres besoins, acquérir les ressources qui développent l’autonomie et permettent d’assumer ses responsabilités. Vous pouvez acquérir ces compétences clés en suivant la formation :
Intégrer les fondements d’une relation professionnelle efficace
Gestion de la discipline
Même si vous espérez ne pas avoir à le faire, il arrive un moment dans la carrière de la plupart des managers où ils doivent discipliner un employé. La discipline peut être subtilement différente de la rétroaction de base, car elle ne se rapporte pas toujours spécifiquement au travail de l’employé. Vous pouvez donner votre avis sur leur manière de téléphoner, par exemple, mais la gestion des problèmes de ponctualité ou de comportement peut nécessiter une approche différente.
Les violations évidentes de la loi ou de la politique de l’entreprise sont faciles à identifier et à traiter. Mais qu’en est-il des autres situations? D’une part, vous ne voulez pas paraître mesquin. D’un autre côté, vous ne pouvez pas laisser aller des choses qui devraient être traitées.
Utilisez ces règles empiriques pour décider si vous devez agir. Si la réponse à la question est oui, vous devez convenir d’un moment pour parler à l’employé en privé.
- Le problème affecte-t-il la qualité du livrable de l’employé au client (interne ou externe)? Un graphiste arrive régulièrement tard au travail, bien qu’il reste tard pour compenser cela. Les clients sont parfois frustrés de ne pas pouvoir le joindre au début de la journée, en particulier lorsqu’il travaille sur des travaux urgents.
- Le problème a-t-il un impact négatif sur la cohésion de l’équipe ? Les concepteurs individuels ont tendance à travailler sur leurs propres projets, avec peu de réunions entre les membres de l’équipe de conception, de sorte que la cohésion n’est pas affectée. Cependant, les gens remarquent son manque de ponctualité et l’efficacité des autres commence à diminuer.
- Le problème nuit-il inutilement aux intérêts d’autres membres de l’équipe? La designeuse assise à côté du retardataire est mécontente de devoir répondre aux appels des clients avant qu’il n’atteigne le bureau et est incapable de donner une réponse ferme à la question « Quand sera-t-il là? »
Dans cette situation, le responsable de l’équipe de conception décide de parler au retardataire en raison de l’impact sur son collègue. Ils conviennent qu’arriver au travail tard n’est pas un problème (il a un long trajet, avec un trafic dense en cours de route), mais qu’il s’engagera à être à 9h30 tous les jours pour réduire le nombre d’appels auxquels sa collègue doit répondre, et lui donner également une heure fixe à donner aux clients. Il travaillera tard pour rattraper le temps et assumera une tâche qu’elle n’aime pas effectuer pour sa prise en charge du téléphone.
Lorsque vous êtes confronté à un problème de discipline potentiel, prenez le temps de recueillir des informations sur la situation, de décider de ce que vous allez faire et d’agir. Les problèmes de discipline disparaissent rarement d’eux-mêmes, et ils s’aggravent généralement, provoquant souvent un ressentiment considérable parmi les autres membres de l’équipe.
Pièges à éviter
Il y a un certain nombre d’erreurs courantes que les nouveaux managers ont tendance à commettre. Prenez soin de les éviter !
Il s’agit de :
- Penser que vous pouvez compter sur vos connaissances professionnelles existantes et vos compétences techniques pour réussir en tant que manager. Il est essentiel que vous preniez le temps de développer de bonnes compétences en management et en relations humaines – celles-ci peuvent être plus importantes que vos compétences techniques !
- Ne pas consulter régulièrement votre patron, dans une tentative malavisée de montrer que vous pouvez vous débrouiller seul.
- Approcher votre patron sans avoir réfléchi à un problème et sans avoir réfléchi à la façon dont le problème pourrait être résolu.
- Embarrasser votre patron ou le laisser avoir une mauvaise surprise. Suivez la règle « pas de surprises ».
- Faire tout ce qui nécessite que votre patron vous défende auprès des autres. Cela peut amener votre patron à « perdre la face » avec ses pairs et ses supérieurs, et cela donne l’impression que son équipe est hors de contrôle.
- Ne pas parler à vos clients (internes ou externes) de ce qu’ils attendent de vous-même et de votre équipe.
- Utiliser votre autorité de manière inappropriée – assurez-vous que tout ce que vous demandez aux gens de faire est dans l’intérêt de l’organisation.
Beaucoup de ces points semblent évidents, cependant, il est incroyablement facile de faire ces erreurs dans la précipitation de la vie managériale quotidienne.
En conclusion
Lorsque vous passez du statut d’employé ou de technicien à celui de supérieur hiérarchique, vous devez développer un nouvel ensemble de compétences et utiliser de nouveaux outils et techniques. Ceux-ci vous aideront dans les activités de gestion clés d’organisation, de motivation, de développement et de communication avec votre équipe.
Surtout, apprenez à déléguer efficacement. Cependant, apprenez également à motiver les gens, à développer les membres de l’équipe, à communiquer efficacement avec les personnes à l’intérieur et à l’extérieur de votre équipe et à gérer efficacement la discipline. Et assurez-vous d’éviter les erreurs que font de nombreux nouveaux managers !
